Datenschutz-Formular des KM

Immer noch erreichen uns Anfragen bezüglich des vom KM auf der Internetseite https://it.kultus-bw.de/,Lde/Startseite/IT-Sicherheit/Datenschutz+an+Schulen am 30.07.2020 veröffentlichten Musters zur „Einwilligung in die Verarbeitung bzw. Veröffentlichung von personenbezogenen Daten, Fotos und Video- und Tonaufnahmen von Schülerinnen und Schülern“.

Der aktuelle Stand zu diesem Thema wie folgt:
Am 29.01.2021 reichten wir eine Anfrage beim KM per E-Mail ein, ob das o.g. Muster an den Schulen verpflichtend eingesetzt werden muss.
Erst nach einer erneuten Rückfrage am 04.03.2021 liegt uns nun endlich die Antwort des KM vor.

Die wesentlichen Punkte der Antwort des KM besagen, dass das o.g. Formularmuster
– nicht verpflichtend von den Schulen genutzt werden muss, da es nicht Bestandteil einer Verwaltungsvorschrift ist.
– bei Vorhandensein profunden datenschutzrechtlichen Wissens (auch von den Schulen selbst mit Unterstützung ihres Datenschutzbeauftragten) geändert werden kann.

Was bedeutet das für Schulkartei?
In Schulkartei können seit Version 17 auf Basis des damals vom KM veröffentlichten Formularmusters Werte zum Thema Datenschutz für Schüler, Lehrer und Eltern bzw. Elternvertreter erfasst und ausgewertet werden.
Die Struktur der damaligen Formularvorlage erschien uns schlüssig und wurde daher mit nicht unerheblichem Programmieraufwand in Schulkartei zeitnah umgesetzt, um die Schulen bei dieser Verwaltungsarbeit zu unterstützen.

Wie wir den Schulen ja bereits am 11.02.2021 per Mail mitgeteilt haben, wurde die Änderung des Formularmusters vom 30.07.2020 (und die damit verbundene Änderung zur Eingabe der Daten in Schulkartei selbst) aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vorgenommen.

Wir haben in den vergangenen Jahren immer sehr zeitnah wichtige Änderungen, die uns bekannt wurden, in Schulkartei umgesetzt. Als Beispiele aus der jüngsten Zeit sollen hier die Erfassung und Auswertung der Masernschutzimpfung gemäß IfSG oder Corona-Impf- und Testberechtigung genannt werden.

Da das neue Formular des KM aber nicht verpflichtend eingesetzt werden muss und Schulen sogar die Möglichkeit hätten, dieses Muster individuell abzuändern, ist es uns derzeit nicht möglich, das geänderte Formularmuster in Schulkartei zu implementieren.
Selbstverständlich bleibt Ihnen aber die bisherige Möglichkeit zur Erfassung der datenschutzspezifischen Abfragen gemäß des derzeit in Schulkartei existierenden Formulars erhalten und wird natürlich nicht aus dem Programm entfernt.

Sollten Sie das neue, nicht verpflichtend einzusetzende Formularmuster oder eine selbst erstellte bzw. angepasste Variante nutzen wollen, können Sie die damit erfassten Werte allerdings leider nicht in Schulkartei eintragen bzw. auswerten.

Sobald sich hierzu Änderungen ergeben sollten, beispielsweise wenn ein Formularmuster zum Datenschutz doch Bestandteil einer Verwaltungsvorschrift werden wird, werden wir das Thema erneut aufgreifen und Sie entsprechend informieren.